Je früher mit der Planung angefangen wird, desto entspannter wird es. Hat man erst einmal einen Veranstaltungsort, kann man eine Kalkulation anfangen und nach Sponsoren suchen.
Das günstigste ist wohl, wenn man das ganze an einer Uni/FH machen kann; bei privaten Einrichtungen muss man mit mehr Kosten rechnen.

Wir haben recht spät mit der Planung angefangen (ein halbes Jahr vorher), weshalb die Kalkulation sehr von Sponsoren abhing. Die Vorlaufzeit war zu gering, um mehrere Unis zu erreichen. Es ist hilfreich, wenn es Leute gibt, die Kontakt zu Unis haben.

Es sollte ein, zwei Personen geben, bei denen alle Informationen zusammenlaufen. Wenn sich also einzelne Leute um mögliche Veranstaltungsorte kümmern, sollte das koordiniert werden.
Eine geschlossene Mailingliste sollte eingerichtet werden.

Max hat uns ein Wiki bereitgestellt, um Kalkulation, T-Shirt-Entwürfe und ähnliches zu sammeln. Ich nehme an, dass er das das nächste mal auch gerne wieder macht.

Act, das Konferenzsystem, ist recht einfach zu konfigurieren und man bekommt einen Testserver bereitgestellt, auf dem man vorher mit allen Funktionen experimentieren kann. Die Verwaltung des Live-Servers erfolgt dann mit svn (womöglich irgendwann mit git).
Trotzdem sind nicht alle Funktionen selbsterklärend, man bekommt aber im IRC und auf der Act-Mailingliste Hilfe, und ich beantworte dazu auch gerne Fragen.